18.11.2022

Zarządzanie sobą w czasie, czyli sztuka organizacji – od czego zacząć??
 

Każdy z nas ma w ciągu doby dokładnie tyle samo czasu do dyspozycji – dwadzieścia cztery godziny. Całkiem sporą część doby przesypiamy: specjaliści twierdzą, że sen powinien trwać 7-8 godzin, jeśli ma służyć naszemu zdrowiu. Do dyspozycji na realizację wszystkich dziennych zadań pozostaje więc powiedzmy 16 godzin. Które jedni z nas wykorzystują super sprawnie i robią w tym czasie niesamowite rzeczy, a innym czas wciąż przelatuje przez palce i zawsze są spóźnieni.

Jak to się dzieje, że tak bardzo się w tym zakresie między sobą różnimy i czy zarządzania sobą w czasie można się nauczyć?

 Czasem nie da się zarządzać, sobą w czasie - owszem

To ważne – czas jest niezarządzalny. On po prostu płynie, mija i czego byśmy nie zrobili, nie uda nam się go nagiąć do naszych celów. Możemy natomiast zarządzać sobą w czasie, czyli tak sterować planem dnia i jego realizacją, by przed snem móc powiedzieć sobie: „no, cel osiągnięty” 😉Niektórzy z tą umiejętnością się po prostu rodzą. Inni nie, ale każdy z nas jest w stanie się jej nauczyć.

 Od czego zacząć zarządzanie sobą w czasie

Pierwsza, najważniejsza sprawa – stwórz listę rzeczy do zrobienia
By móc odpowiednio rozplanować zadania w ciągu dnia, należy po pierwsze odpowiedzieć sobie na pytanie o to, co będzie się miało do zrobienia. Także co wieczór robimy listę. Bez niej bardzo trudno będzie przejść do punktu drugiego, czyli:

 Oszacuj czas, jaki zajmie Ci realizacja punktów z listy

Skoro już wiemy, że na liście spraw do załatwienia na dany dzień mamy to, to, to i jeszcze tamto, to teraz musimy określić, ile czasu będzie trzeba poświęcić na każdą z nich.

Wbrew pozorom, to najtrudniejsza część planu. W każdym razie dla początkującego „zarządzającego sobą w czasie”. Bo o ile pewne zadania można dość łatwo policzyć w czasie (np. praca zawodowa – 8 godzin + dojazd w obie strony – 2 godziny) lub samemu wyznaczyć z góry określony czas, jaki będzie chciało się na nie poświęcić (zakupy – 1 godzina), o tyle czas, jaki zużyjemy na wizytę w urzędzie, określić można zaledwie plus minus.

Jednak na to też jest sposób. Powiedzmy, że na liście „to do” mamy np. odsłuchanie kolejnego odcinka audiobooka. Co, jak wiemy, zajmuje około pół godziny. Możemy to zrobić wieczorem, podczas kolacji, ale jeśli wizyta w urzędzie przeciągnie nam się ponad miarę z powodu kolejki, może warto zabrać ze sobą słuchawki i odsłuchać audiobooka w kolejce? Zyska się wolne pół godziny wieczorem i święty spokój. Zasłuchani, nie będziemy wkurzać się na to, jak wolno pracuje urząd.

Organizacja i elastyczność – jak widać bardzo pomagają zarządzać sobą w czasie 😉

 Właśnie. Organizacja i elastyczność

Wbrew często powtarzanym obiegowym opiniom, ludzki umysł nie jest wielozadaniowy. To oznacza, że wcale nie jest tak, że potrafimy równocześnie oglądać film i uczyć się obcego języka. W najlepszym wypadku nasz mózg będzie się stale przełączał między tymi dwoma zadaniami, poświęcając na to mnóstwo energii i oba wykonując mało efektywnie, w najgorszym nie zapamiętamy żadnego słówka z listy do nauczenia, a i z fabuły filmu nie będziemy wiedzieć nic.

Dlatego realizację zadań z dziennej listy trzeba przeprowadzać w sposób zorganizowany. Po kolei. Najpierw film dla rozluźnienia. Potem ciężka praca nad powtarzaniem słówek. Albo na odwrót, jeśli akurat wyskoczy nam coś takiego, co zablokuje możliwość obejrzenia filmu. Sąsiad wysadzi korki i odetnie nam na godzinę prąd. Wtedy otwieramy zeszyt i uczymy się, uczymy!

 Odkryj, kiedy najlepiej realizuje Ci się konkretne zadania

Jedni wolą uczyć się bladym świtem, inni późną nocą. Są tacy, co lubią być pierwsi w urzędzie, są i tacy, co wolą odwiedzić go tuż przed zamknięciem. Jeśli znasz siebie, to wiesz, kiedy najszybciej i najsprawniej wykonujesz daną czynność. O ile to tylko możliwe, dostosuj swój plan dnia do predyspozycji, a sprawy będzie Ci się załatwiać szybciej, sprawniej i efektywniej.

Nie odkładaj spraw na później
Jest takie piękne, choć trudne słowo – prokrastynacja. Polega ona na wiecznym odkładaniu spraw do załatwienia na kiedy indziej. Najlepiej na tuż przed nieprzekraczalnym terminem. Jeśli masz tendencję do tego typu zachować – zmień to natychmiast! Odkładanie zadań na „kiedyś” to najkrótsza droga do chaosu w życiu.

Prokrastynując zawsze będziesz spóźniony. Zawsze w niedoczasie. Zawsze w nerwach. Nigdy ze spokojną, sprawną głową.

 Zrób porządek

W liście spraw do załatwienia. To oczywiste. Ale uporządkuj także swoje otoczenie. Poświęć dzień-dwa i odłóż wszystkie narzędzia na swoje miejsce. Ogarnij szafę. Przejrzyj dokumenty i odpowiednio je posortuj. Zrób pranie i powieś wysuszone rzeczy w szafie. Może być nawet wg. kolorów. Kiedy następnym razem będziesz potrzebować pilnie sięgnąć po wiertarkę, fakturę za sprzęt czy wybrać koszulę na spotkanie z klientem, będzie Ci łatwiej i szybciej. Zrobisz to bez niepotrzebnego biegania po domu z paniką w oczach.

 A jeśli danego dnia nie zrealizujesz zadania z listy?

Wypadki chodzą po ludziach, niespodziewane, dodatkowe zadania do wykonania tak. Zawsze może się zdarzyć, że do listy rzeczy do zrobienia dojdzie coś niespodziewanego, co uniemożliwi realizację dziennego planu.

Trzeba wówczas ów plan zmodyfikować. Zastanowić się, co koniecznie trzeba zrobić dziś, a co można ewentualnie przesunąć na jutro lub inny dzień. Idealnie, jeśli w planie dnia ma się uwzględniony czas na takie „wypadki” – wówczas można go zagospodarować i niczego nie przesuwać, ale nie zawsze będzie to możliwe.

Także znowu – konsekwentnie, ale elastycznie. Jeśli nie prokrastynowaliśmy i nie mamy kumulacji zadań do zrobienia na wczoraj, drobne przesunięcia nie sprowadzą na nas katastrofy 😊